多様な働き方の実現に向けて、在宅勤務・出社勤務に代わる第三の選択肢が求められています。そのようなニーズにお応えすべく、会員制シェアオフィス「ビジネスエアポート」では柔軟なプランをご用意し、設備・環境などの面から働き方改革をサポートしています。
今回は、2024年開始の法人限定の従量課金制「フレックス会員」プランを導入いただいた、SocioFuture株式会社様（以下、SocioFuture様）における、従来のオフィス・シェアオフィスの使い分けによる働き方改革をご紹介します。同社の従業員様を労務面から支える人事総務本部 人事企画部 総務課課長の小島 康達様（以下、小島様）に、現在までの取り組みや、具体的な効果などをお聞きしました。
コロナ禍によるリモートワーク導入がもたらした
「働く場所の最適化」への取り組み
ここ数年で働き方の多様化が進み、リモートワークの導入や労働時間の見直しなどが積極的に推進されておりますが、貴社ではどのような取り組みをされてきましたか？
小島様：現在の流れは、2019年頃に始まった働き方改革がきっかけだと思います。当時、私たちも同改革が打ち出した方針などを考慮し、これからの時代におけるオフィスの在り方や、人事に関わる部分での制度の作り方などを検討していました。リモートワークを導入した場合のシミュレーションを重ねながら規定作りなどに着手したのですが、その矢先にコロナ禍に突入したため、リスク対策を前提とした在宅勤務やリモートワークへの移行・制度化を急速に進めました。
コロナ禍での取り組みにおいて困難などはありましたか？
小島様：当初は作業効率が低下したり、セキュリティに問題が生じたりするような事態を懸念しておりましたが、リモートワークでも現場のマネジメントが機能し、組織全体としての運用体制も構築することができました。約2年間は緊急時の体制を敷いたわけですが、どうしても人が現場にいなくてはならないコールセンターの部門や、同部門の業務をバックアップする管理チームを除けば、全員が即座に適応しています。
コロナ禍を経てどのような変化が生じていますか？
小島様：新型コロナウイルス感染症が5類に移行してからは、在宅勤務の活用は週2回までとすることを原則にしています。現在では、出社勤務とリモートワークを組み合わせたハイブリッドな働き方が実現しており、通勤時間などによる従業員の負担・ストレスが大きく緩和され、組織全体の生産性が向上しているのを実感しています。
シェアオフィスの活用による時間効率の向上
SocioFuture様では、シェアオフィスの活用も進められています。どのような活用方法なのでしょうか？
小島様：シェアオフィスは複数社と契約しています。お客様先を頻繁に訪問する外回りの営業スタッフが主に活用している状況です。同スタッフは、お客様先がいくつか重なる場合、次の訪問までに時間が空くケースがありますが、その際は本社に戻ることなく、その時に一番効率的と考える場所を選択し、利用するようにしています。
シェアオフィスの活用によって、どのような効果が生じていますか？
小島様：例えば、一日数件の訪問を受け持つ営業スタッフの場合、午前の訪問を終えてから本社に戻り、しばらく業務した後、また午後の訪問に向かうサイクルが慣例となっていました。そのため、一人の営業スタッフでも一日あたりの移動時間は数時間に及び、営業スタッフ全体で積上げれば膨大な時間となります。
この移動時間を業務時間に充てられるようになり、時間効率が飛躍的に向上しています。また、最近は営業スタッフ以外の社員がシェアオフィスを活用していく方法について具体案を考えています。会社として、より生産性が向上していく期待を持っています。
ビジネスエアポートを選んだ理由・従業員の反響
シェアオフィスとして、ビジネスエアポートを新たにお選びいただきました。どのような点が決め手となったのでしょうか？
小島様：ビジネスエアポートには明確な魅力が3つあり、それが決め手となりました。
まず1つ目は立地の良さです。当社のお客様の多くは東京駅周辺にメインオフィスを構えていますが、ビジネスエアポートは、丸の内、大手町、日本橋、日比谷などに複数の拠点があり、いずれも駅から徒歩で5分程度という至便な場所に位置しています。そのため、外回りの営業スタッフが無理なく活用できる点が魅力でした。
2つ目は設備の良さです。既にシェアオフィスは類似のサービスも多く、当社も複数社と契約していますが、フロア全体や一人あたりのワークスペースの広さ、高級感のある空間設計は、他のシェアオフィスと大きく異なります。
3つ目は、受付時間中にコンシェルジュが常駐していることです。それによって、常に施設内が清潔・快適に保たれています。また、困り事には直ぐに対応してもらえる安心感があり、より業務に集中できる環境が保たれています。店舗スタッフが非常駐のサービスが多い他のシェアオフィスと比較しても大きな魅力であり、メリットであると感じています。
SocioFuture様は、「フレックス会員」にご登録いただきましたが、業務との親和性や従業員様の反響はいかがですか？
小島様：前述の通り、商談や打ち合わせの合間に本社に戻るよりも、近くのビジネスエアポートをハブとして利用することで隙間時間が有効活用できています。現在、営業スタッフ以外でもお客様先を訪問するケースが増えていますので、今後の親和性は、さらに高くなっていくと考えています。また、主に営業スタッフより「快適な環境でリモートワークができる」「お客様に提案する急ぎの資料も集中して作成できる」などの声が聞かれています。
「フレックス会員」というプランに対するご感想はございますか？
小島様：利用に応じた従量課金制のため、リアルタイムで当社スタッフの活用状況が把握できること、また固定費がかからないので、企業にとってはリモートワークのトライアルを含め、非常に導入しやすいプランだと思います。今後も利用するスタッフの声を集めながら、プランの継続や他のプランへの移行など、最適な活用方法を十分に検討することができますので、私を含め、管理スタッフ側にとっても満足度の高いサービスだと感じています。
現在進行中のオフィス改革と今後の展望
時代とともに急速に変化するお客様のニーズや働き方に対して、職場の環境整備の面では、今後どのような取り組みをなされる予定でしょうか？
小島様：現在までに整備した制度を最適化しつつ、より多様な働き方を可能にしたいと考えております。まず本社は、社員同士がコミュニケーションを取り合い、イノベーションを生み出す場所と位置付け、オフィス環境もそのコンセプトに沿ったレイアウトへと移行しています。
既存の職場の環境を整備するとともに、各々の力を最大限に発揮できるようにシェアオフィスの活用も推進しますので、ビジネスエアポートを利用するスタッフは増えていく想定です。現在は営業スタッフの利用が中心ですが、システム構築などで本社とお客様先との間を往復する部門もあります。そうした部門のスタッフにも積極的にビジネスエアポートの活用を勧めていきます。
企業としてさらなる成長を実現させるためには、さらに良い職場作りとスタッフの成長が必要になります。メインオフィス・シェアオフィスを活用した多様な働き方の実現と、その価値を高め、あらゆるスタッフの成長を後押ししていきたいと考えています。
- ※掲載内容は2024年10月取材時のものです。
（写真右から）
SocioFuture株式会社 人事総務本部 人事企画部 総務課課長 小島康達 様
東急不動産株式会社 都市事業ユニット 都市事業本部 ビル運営事業部 営業運営第二グループ 伊藤彰良
東急不動産株式会社 都市事業ユニット 都市事業本部 ビル運営事業部 営業運営第二グループ グループリーダー 小田麻友美
ビジネスエアポートについて
電源やインターネット環境を完備した開放的なコワーキングスペースと、1名～複数名でご利用いただける家具付き専有オフィススペース、商談や打ち合わせ時に利用可能な会議室をご用意した複合型ワークスペースです。受付時間中はコンシェルジュが常駐し、メインオフィス並みの業務環境で、お客様のリモートワーク・生産性向上をサポートします。用途やフェーズに合わせてフレキシブルにご利用いただけます。